Ситуация: Вы ведёте долгий проект и регулярно вбиваете в поисковую строку Outlook ключевые слова, чтобы найти письма с договорённостями от коллег, подрядчиков или клиентов. Эту задачу можно упростить. Например, с помощью папки поиска или смарт-папки. Настройте их — и сможете забыть о сортировке писем вручную.

Как сделать?

1. Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска».
2. В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, которые предлагает Outlook, или создать свою.

Например, папка поиска «Непрочитанные письма» будет показывать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким почтовым ящикам принадлежат. Сами письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках отображаются только ссылки на них.

1. Если готовые шаблоны Outlook не подходят, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части списка.
2. Нажмите «Выбрать».
3. Затем введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким критериям нужно отбирать в неё письма.

Ситуация: Почта переполнена уведомлениями от разных информационных систем и сервисов компании. В итоге новые и важные письма не доходят на переполненный ящик или вовсе теряются. Функция «Быстрые действия» поможет создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в папку «Удалить».

Как сделать?

1. На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлены несколько шаблонов, но вы можете сделать и свои.
2. Чтобы создать свой шаблон, нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя.
3. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом.
4. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

С чего начать? Попробуйте создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними.

Ситуация: Вы отправили письмо и поняли, что с ним что-то не так. Например, вы ошиблись в слове, неверно указали дату, время встречи или (совсем криминал!) — перепутали имя адресата. В этой ситуации можно всегда попробовать воспользоваться функцией «Отозвать сообщение».

Как сделать?

1. Перейдите в папку «Отправленные» и найдите «плохое» письмо.
2. Затем откройте это письмо двойным щелчком: найдите на верхней панели кнопку «Действия».
3. Выберите «Отозвать сообщение». В случае успеха вы получите уведомление о том, что письмо отозвано успешно.